株式会社　レイアンドカンパニー　「治療院経営Ｑ＆Ａ　日常業務」


ここでは日常業務Q&Aをお伝えいたします。
ここでは、概略を説明させて頂いております。詳しくはレイアンドカンパニーまで問合せ下さい｡
■日常業務の流れについて教えて下さい。
	●日常業務を分割的に区分分けして、マニﾕアル化するとスタッフ入れ替えの際に混乱しません。　簡単に流れを解説します。
	①予約業務・「受付業務マニュアル」
	②受付業務・「受付業務マニュアル」
	③患者様の施術承諾確認・「施術記録使用マニュアル」
	④問診・「施術記録使用マニュアル」
	⑤必要に応じ患者着に着替え・「施術記録使用マニュアル」
	⑥検査・「治療パターンマニュアル」
	⑦前処理・「治療パターンマニュアル」　「危険防止マニュアル」
	⑧施術・　「応急対応マニュアル」　「緊急連絡対応マニュアル」
	⑨後処理・「治療パターンマニュアル」
	⑩施術後検査・「治療パターンマニュアル」
	⑪着替え・患者様休息・「患者様対応マニュアル」
	⑫次回予約「受付業務マニュアル」（コミュニケーション）
	⑬会計業務「会計業務マニュアル」
	上記の様に各段階毎にマニュアル化しスムーズに業務が流れる様にします。まず全体の流れを正確に図式化し把握する事が大切です。マニュアルは最初から完璧に完成していなくても結構です。随時継ぎ足せばよいのですから、入れ替えや継ぎ足しが簡単に出来るファイルを使用します。

■受付業務マニュアルの作成ポイントについて教えて下さい。
	●受付業務マニュアルの作成ポイントは下記の点に注意して作成して下さい。
	①予約の受け付：予約受け付け表を作成し、予約状況が一目で確認出来る様にします。
	②予約の電話応対：電話応対の新規患者様用、既存患者様用に区分し、対応方法を明記します。
	③新規患者様からのお電話に対し、お聞きする内容の要点を箇条書きにしマニュアル化します。
	④既存患者様からのお電話に対し、お聞きする内容の要点を箇条書きにしマニュアル化します。
	⑤お聞きする内容は、症状の確認、発生時期、再発時期等問診内容から抜粋します。
	⑥言葉が堅くならない様に注意します。
	⑦窓口受付：窓口で患者様に対する気使い等、また状態を悪化させない工夫等を独自にマニュアル化。
	⑧施術コーナーへの誘導の注意点を記載。
	⑨施術中の荷物保管や、靴の管理、トイレへの誘導等を記載。
	⑩清潔な環境を保つ為の作業を箇条書きする。
	⑪着替えや休憩場所への誘導を記載。（患者様対応マニュアルと連動させる。）
	⑫予約受け付けの際の注意点を記載。
	⑬現金受け渡し時の注意点を記載。
	⑭患者様が休憩時にする気遣いの会話、注意点を記載。（患者様対応マニュアルと連動させる。）
	⑮お見送りの際の注意点を記載、最寄施設、駅等の案内がスムーズに行なえる様にマニュアル化する。
	⑯現金管理、日計表、入出金伝票の記載をマニュアル化する。（会計業務マニュアルと連動させる。）
	⑰施術中の院長との連絡方法、情報提供、電話の取次ぎ方法を記載。

■施術記録使用マニュアルの作成について教えて下さい。
	●施術記録使用マニュアルは下記の内容に注意して作成します。
	①施術記録表を選択する。（Ray&Company.INCの施術記録表をお勧めします。）
	②まず患者様に住所、氏名、連絡先等を記入して頂きます。
	③上記ご署名は、施術を受ける承諾確認の意味を持つ大切な事項です。
	④問診内容の正確さを確保するため、同じ内容の質問を角度と言葉を変化させ聞く方法を記載。
	⑤施術記録表の記載内容を熟知できる様に言葉の再確認をマニアル化する。
	⑥記録表の記載、施術時の置き場所、保管場所、患者様来院時の置き場所等を明記する。
	⑦施術後、当日の施術内容を明記する方法をマニュアル化する。
	⑧文章書込み時間短縮のため、施術法の記号化、アルファベット化等の読み替えマニュアルを作成。
	⑨患者様の状態明記の暗号化、頭文字の組み合わせ化等の読み替えマニュアルを作成。
	⑩院長の横に控え、アシスタントの方が記入される場合の速記化方法のマニュアル化。

■治療パターンマニュアルの作成について教えて下さい。
	●治療パターンは複雑な構成になりますが、大枠で下記項目に区分し作成します。
	①まず、急性、慢性の区分を明確にし、治療パターンを構成します。
	②次に、急性、亜急性の微妙な区分を区分分けします。
	③次に、慢性を自律神経、合併症、生活習慣病等の区分に細分化します。
	④医療器械の急性、亜急性、慢性、自律神経、深部、浅部、免疫等の対応に区分分けします。
	⑤アイシング、温熱、ホット＆コール等の対応区分をします。
	⑥部位の施術可能範囲を設定します。施術可能か不可かを2分化します。
	⑦鑑別診断を一覧化し、部位毎に表示します。
	⑧施術不可能の場合の対応を明記します。
	⑨内科、耳鼻咽喉科、婦人科、心臓外科、整形外科等の専門医へ紹介の場合、判断基準を明記する。
	⑩応急処置等の対応を盛り込む。
	⑪医療器械・症状毎の禁忌事項を項目別に区分表記する。
	⑫上記を施術手順に従い所要時間を明記しフローチャート化させ、合計施術時間を割り出す。
	※「治療パターンQ＆Ａ」を参考にして下さい。

■危険防止マニュアルの作成について教えて下さい。
	●危険防止マニュアルは、危険を防止するための治療院内・院外周辺で想定出来る事を記載します。
	①医療器械の禁忌事項を器械毎に明記し徹底する。
	②治療院周辺の危険な情報　（例）交通量の極端に多い交差点や、事故の発生しやすい場所等を明記。
	③駅周辺の状況等を明記。
	④院内でけつまずいたりする段差のチェック、角の出た場所のサポート等危険場所の対策を明記。
	⑤トイレ内での安全確保、緊急呼び出しのブザー設置等。
	⑥手すりの設置位置の決定・子供様の背丈での手すり位置の影響等。
	⑦ガラス・横転危険性設備の補強。
	⑧施術方法による危険性の把握。
	※上記、院内・院外周辺で想定される危険を細分化し、対応策をマニュアル化して保管し、発見の都度ページを増加させる。

■応急対応マニュアルの作成について教えて下さい。
	●応急対応マニュアルは、患者様に異変が起こった場合の対応のマニュアルです。
	①基本的には、応急処置の対応の専門講座を受講され、その内容がベースになります。
	②定期的に訓練を要します。
	③スタッフに常時対応法の講習を行なう教育システムの構築が必要です。
	④実行するための周辺器具・衛生材料の準備を行ない、すぐ出せる場所に保管します。
	⑤同時多発の発生も想定出来ますので、数人分の対応可能な準備が必要です。
	※上記を基本にし、応急処置の講習手順に従い院内での対応策、対応場所等をマニュアル化します。

■緊急対応マニュアルの作成について教えて下さい。
	●緊急対応マニュアルは、緊急事態発生時の対応を明記しマニュアル化します。
	①患者様に異変が起こった場合、最寄の病院への連絡。
	②周辺病院の専門科の状況把握。診療時間帯の把握。往診の可能性。
	③救急病院の状況把握。曜日毎の専門医の配置。
	④最寄救急隊からの到着所要時間。
	⑤火災等災害時の避難路の確認。
	⑥火災等災害時の警報装置の位置確認。
	⑦消火栓の位置確認。
	⑧院内消火設備の確認。消火方法の確認。
	⑨停電の際の対応。（エレベータがある場合は、停止時の連絡先と対応。）
	⑩エレベーターの場合、電話回線で異常事態が管理会社に行くが、周辺同時多発の場合の対策。
	※上記、緊急事態に遭遇した場合の対応をマニュアル化します。

■患者様対応マニュアルの作成について教えて下さい。
	●患者様への対応は細心の注意を必要とします。
	①まず、新患の場合、ほとんど院内の様子が解らない状態で、不安がいっぱいです。
	②その状況を和らげるには、応対法を身につける必要があります。
	③電話での応対法をマニュアル化します。
	④受付時に患者様に対する院内の説明や安心感を与える応対法をマニュアル化します。
	⑤待合から問診、施術場所への移動時の応対法をマニュアル化します。
	⑥施術中の声かけのタイミングや言葉、アクセントをマニュアル化します。
	⑦症状により決して言葉に出来ない内容を吟味しマニュアル化します。
	⑧休息時に交わす会話を項目設定し「励まし・ねぎらい・癒し・共感・希望」等で区分理解する。
	⑨言葉も治療の一環と考え、大切な会話を心がけるトレーニングを行なう。
	⑩声のトーンや流れ、リズムも身につける。
	※以上の点に注意して、独自の対応法を確立させて行く作業の工程としてマニュアル作成を行なう。

■会計業務マニュアルの作成について教えて下さい。
	●会計業務マニュアルは日常の会計業務の流れから税務申告まで、また書類の保管方法を明記します

	実費診療の場合
	①来院の患者様お一人1枚使用する伝票を作成します。
	②この伝票は、日時、施術部位、気温、湿度、天気、発生の時期等のデーターを記入できるとベスト。
	③上記データーを後日エクセル等で管理し、統計データー化すると患者様の分析に役立つ。
	④伝票を集計する日計表を作成する。
	⑤日計表を集計する、月計表を作成する。
	⑥月計表を集計する年計表を作成する。
	⑦年計表＝申告書を転記する読み替え表を作成する。
	⑧日計表＝月計表＝年計表の書式は同一で良い「日・月・年」計表とし丸をつける。
	⑨上記記載方法や目的をマニュアル化し管理する。
	☆参考となる記載例は当社に御座いますので必要な場合はお申し出下さい。

	保険診療の場合
	①保険別の保管場所の確保。
	②申請手順・注意事項こマニュアル化。
	③請求部位の確定手順。
	④上記のレセコン等の手順と対比させて作成します。
	☆この場合、患者様の症状や環境のデーターが不足しますので、患者様お一人毎の伝票をして下さい。

	税務申告
	①税務申告をする場合の手順をマニュアル化する。
	②会計業務Ｑ＆Ａを参考にしてマニュアル化を行なって下さい。
	③日常業務で毎日短時間ですませ、月、年はその集計業務で完了する様にします。
	④一時に集中して行なうのは、正確な分析を行なえません。
	⑤ただ税務対策ではなく、治療院の経営、患者分析に生かせるシステムを構築します。
	⑥統計的数値は、大切な役立つ数値が多く得られる最良のものです。
	⑦独自の分析で経営方針や広告戦略に役立てる工夫が必要です。